私がこれまで見てきた様々な社会人の仕事の仕方。
効率の良い素晴らしい仕事をする方々をたくさん見てきました。
そんな方々の特徴をここに凝縮します！
効率の良い仕事をしている人の特徴
①仕事の準備をし過ぎないこと
②自分の所に仕事を溜めておかないこと
③報連相をしっかりとすること
④最初の一言目が大切
①仕事の準備をし過ぎないこと
BAD：調べまくる 準備しまくる
本当にこれであっているのか、
しっかりとした完成物を作ろうとする。
これ自体は決して悪い事ではない。
日常から習慣的にやっていればいいが、そうではない場合はとにかく時間がかかる。
その結果、遅くなり期限ギリギリで提出。修正も不可能となる。
例 レポート作成 報告書作成
BAD：書き始める前に色々なデータを揃える、
データを様々な角度から分析する、
過去の様々な人のレポートを見返す、素晴らしいレポートを分析して真似る。
⇒ここから初めて書き始めようとする(取り掛かりが遅い)
⇒期限が近づき慌てて作成し、結局分析を活かし切れず、期限ギリギリの提出。
⇒意図と違っていても修正不可能
GOOD：書き始める事をまず開始する。
大項目、小項目を作り、結論を明確にする ⇒ 骨組みを作る
⇒この時点で意図と離れていないか、上司に確認ができる
⇒結論に結びつけるように、肉付けする(ここで必要な事だけを調べる)
⇒さらに上司確認をし、アドバイスを煽り、修正
⇒完成
②自分の所に仕事を溜めておかないこと
仕事を溜め込む事は、結論として「余計な労力を使う事」になるので、
優先順位を決めて取り掛かる。
重要かどうか、簡単かどうかを見極める。優先順位を考える。
(1)まず簡単な仕事(数分で終わる仕事)は、これらは真っ先に終了させて、
頭の中をスッキリさせる。
(2)自分がやらないと他の人が仕事を進められないような仕事は優先させる。
⇒チーム全体の生産性を上げる事につながる。
(3)重要性な仕事をする。(緊急性は配慮して)
そうすると、(1)(2)が完了しているので、
頭の中はクリアな状態になっている。
重要なタスクに集中して取り組む事が出来る。
その結果、仕事効率を上げる。
例えば、メール返信
BAD：返信しなければならないメールを溜めておくと、
やらなければならない事を中途半端に残す事になる。
頭の片隅にそれらが溜まっており、それらを忘れないように意識し、
優先順位を考えたりすることにもなる。
それにより余計な労力を使う事になり、自分の所に仕事を溜めていることになる。
その結果、自分の生産性を下げる事になっている。
（仕事が遅い人ほど、メールの返信が遅い、返信がない。 ←あるあるですよね。。。）
GOOD：とにかくすぐに返信することを意識する。
すぐに返信が難しい場合でも
相手の立場になり、目的を考えて、何をするのかを明確に把握をした上で、
「この件に関してはメンバーで検討をして明日までに返事をします」とか
「これに関しては以下の3プランで検討してください」と
相手の仕事を進めることも意識する。
その結果、相手も仕事を進める事が出来てタスクが進むので、
お互いの時間の無駄にはならない。
③報・連・相をしっかりとすること
仕事の効率が悪くする原因は、
間違ったまま進めて、振り出しに戻って作業をやり直す。
理解が不十分のまま予想で進めて、後で状況に指摘をされて最初からやり直す。
理解不十分のまま進めるのくらいなら上司に細かい所まで聞く、
方向性があっているのか確認するのがベスト。
⇒その結果、間違えは防止できる。仕事は早くなる。
※ここでの注意ポイントは
上司の時間も頂戴することになることを意識した上で、
上司に何もかもを確認するのではなく、
その前に自分自身で考えて、向かいたい方向性を伝える。
自分の考えをきちんと織り交ぜて上司に伺うことが大切。
※上司の立場
何かを聞かれて時間を取られるよりも、
何も聞かずに勝手にやって後で無駄な時間を取るほうが×
④最初の一言目が大切
新しいタスクや知らないタスクが上司から下ろされた場合
「えーと。。。初めてなので分からないです。」
「え？マジですか？」
⇒これはNG！ (でも結構あるある)
これの何がよくないかわかりますか？
⇒不安や自分が一杯一杯になっていることをわざわざ自分から出していることです。
上記の様なことを言う人は機会損失をしている。仕事をふりにくい部下です。
上司もこのタスクを任せる前に、様々なことを考えて、
自分にそのタスクを振っていることを自覚するべきです。
結局やることには変わりないので、お互いが気持ち良く仕事ができるようにする。
⇒のちの報連相のしやすさにも繋がります！
なので、まずは分からなくても、内心びびっていても、
まずは、
「是非、やらせてください。」
「はい。やります！」
と言うべきである。
最初の一言目が重要。
その上で、後で不安なことは質問すればいい。
大丈夫！自分にできない仕事は下りてこない。
この考え方が、自分のチャンスを広げることになる。
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